DPO – Collectivités

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Demande initiale

Quelles sont les obligations légales et les règles de gestion des données personnelles applicables à la mise en place du registre communal des personnes vulnérables (plan canicule) ?

Réponse

La tenue de ce registre est une obligation légale pour le maire, mais l’inscription des administrés y est facultative. Voici un modèle de mention d’information à intégrer au formulaire de demande d’inscription :

Modèle de mention d’information (Formulaire d’inscription au registre nominatif) :

« Objet du traitement : Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées par la Mairie de [Nom], responsable de traitement, dans un registre nominatif. Ce dispositif a pour finalité exclusive de permettre l’intervention ciblée des services sanitaires et sociaux en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence (canicule, grand froid, crise sanitaire) par le Préfet.

Base légale : Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (articles L.121-6-1 et suivants du Code de l’action sociale et des familles).

Caractère facultatif : L’inscription est volontaire et facultative. Vous pouvez demander votre radiation à tout moment.

Données collectées : Seules les données strictement nécessaires à l’organisation de l’assistance (identité, adresse, téléphone, âge, handicap, personne à prévenir) sont collectées.

Destinataires : Les données sont strictement confidentielles et réservées au Maire et aux agents habilités du CCAS ou de la Mairie. Elles ne sont communiquées au Préfet que sur sa demande en cas de déclenchement du plan d’alerte.

Vos droits : Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données auprès de [Coordonnées du service ou du DPO]. »

Développement

La constitution du « registre canicule », juridiquement qualifié de « registre nominatif des personnes âgées et handicapées », obéit à un régime spécifique défini par le Code de l’action sociale et des familles (CASF) et encadré par la CNIL.

1. Une finalité exclusive de sécurité civile Ce fichier a pour unique but de contacter et secourir les personnes vulnérables en cas de crise (canicule, mais aussi grand froid ou épidémie). Il est strictement interdit de l’utiliser pour d’autres usages.

• Interdiction majeure : Il ne doit jamais servir à la communication municipale générale (vœux, invitations) ni à la communication politique des élus.

2. Les modalités d’inscription et de collecte Contrairement à d’autres fichiers administratifs, l’exhaustivité n’est pas recherchée par la contrainte.

• Démarche volontaire : L’inscription se fait à la demande de la personne concernée ou de son représentant légal.
• Demande d’un tiers : Un tiers (proche, médecin, service d’aide à domicile) peut demander l’inscription d’une personne. Dans ce cas, le maire doit adresser un accusé de réception à la personne concernée pour l’en informer. Si elle ne s’y oppose pas, l’inscription est validée.
• Minimisation des données : Seules les informations permettant de localiser la personne et d’évaluer l’urgence sont collectées (identité, âge, adresse, téléphone, personne à prévenir, service de soins à domicile). Il ne faut pas constituer de dossiers médicaux détaillés (pathologies précises). Le simple fait d’être inscrit signale la vulnérabilité.

3. Sécurité et confidentialité S’agissant de données révélant une vulnérabilité (âge, handicap, isolement), la sécurité est primordiale.

• Accès restreint : Seuls les agents spécifiquement désignés par le maire (souvent au sein du CCAS) doivent y avoir accès.
• Transmission : Le registre n’est communiqué au Préfet qu’à sa demande, lors du déclenchement du plan d’alerte. Il ne doit pas être diffusé à des associations ou des bénévoles sans un encadrement strict et confidentiel lors des opérations de secours.

Risques

• Sécurité physique : Le vol ou la fuite de ce fichier expose des personnes vulnérables et isolées à des risques de démarchage abusif, d’escroquerie ou de cambriolage ciblé.
• Juridique : Détournement de finalité sanctionné pénalement si ce fichier est utilisé pour la communication politique du maire (article 226-21 du Code pénal).
• Opérationnel : Un fichier non mis à jour régulièrement rend inefficace l’action des secours en cas de crise (appels dans le vide, personnes décédées ou déménagées).

Conseil

Mettez en place une campagne annuelle de mise à jour (par exemple au printemps, avant la période estivale). Envoyez un courrier ou passez un appel aux inscrits pour vérifier l’exactitude de leurs coordonnées et confirmer leur souhait de rester dans le registre. Cela permet de nettoyer la base des personnes décédées ou ayant déménagé et de respecter le principe d’exactitude des données du RGPD.

Sources

• Les registres communaux d’alerte et de protection des populations en cas de crise exceptionnelle (CNIL).
• Code de l’action sociale et des familles (Articles L.121-6-1 et R.121-2 et suivants).

Cette réponse constitue une assistance juridique et ne saurait être assimilée à une consultation personnalisée.